Nach einer Kündigung: DSGVO-Auskunftsanspruch des Arbeitnehmers – Chancen und Grenzen für Arbeitgeber

Erhalten Arbeitnehmer eine Kündigung, folgt inzwischen häufig ein Auskunftsverlangen nach Art. 15 DSGVO. Wird der Antrag nicht auf bestimmte Verarbeitungen oder Zeiträume eingegrenzt, umfasst er grundsätzlich alle beim Arbeitgeber vorhandenen personenbezogenen Daten – etwa E-Mails, Gesprächsvermerke, Leistungsbeurteilungen und sonstige personalbezogene Unterlagen. In vielen Fällen ist dies weniger eine datenschutzrechtliche Routineanfrage als vielmehr ein bewusst eingesetztes taktisches Instrument im arbeitsrechtlichen Konflikt.

Taktischer Einsatz des Auskunftsanspruchs

Auskunftsersuchen nach einer Kündigung dienen häufig der Informationsgewinnung für einen Kündigungsschutzprozess, dem Aufbau von Verhandlungsdruck oder der Überprüfung interner Ermittlungsmaßnahmen. Für Arbeitgeber bedeutet das: Jedes Auskunftsersuchen eines (ehemaligen) Beschäftigten ist ernst zu nehmen, weil das Informationsinteresse in diesem Kontext regelmäßig deutlich ausgeprägter ist als bei alltäglichen Betroffenenanfragen. Unterbleibt eine Auskunft oder erfolgt sie nur unzureichend, ist angesichts des bestehenden Konflikts häufig mit einer Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu rechnen.

Gleichzeitig begründet Art. 15 DSGVO kein schrankenloses Recht auf umfassende Dokumentenkopien. Arbeitgeber sollten daher genau prüfen, in welchem Umfang Auskunft zu erteilen ist und an welchen Stellen datenschutzrechtliche oder arbeitsrechtliche Grenzen greifen.

Rechtsmissbrauchseinwand: kaum tragfähige Verteidigung

Nahezu reflexartig wird nach Eingang eines Auskunftsersuchens unmittelbar im Anschluss an eine Kündigung der Einwand des Rechtsmissbrauchs erwogen. Hintergrund ist, dass in solchen Konstellationen meist allen Beteiligten klar ist, dass der Betroffene vor allem kündigungsrelevante Informationen für den Prozess, nicht aber eine abstrakte Kontrolle der Datenverarbeitung anstrebt.

Frühere Entscheidungen einzelner Oberlandesgerichte hatten Auskunftsanträge mit rein „prozessualer“ Zielrichtung teilweise als rechtsmissbräuchlich qualifiziert und den Anspruch abgelehnt. Spätestens seit dem Urteil des EuGH in der Rechtssache C‑307/22 steht jedoch fest, dass der Zweck der Auskunftsausübung grundsätzlich keine Rolle spielt, solange keine erkennbare Schädigungsabsicht verfolgt wird. Nationale Gerichte ordnen sich dieser Linie zunehmend unter und stellen hohe Anforderungen an den Rechtsmissbrauchseinwand; er wird nur noch in Ausnahmefällen angenommen.

Für die Praxis bedeutet das: Arbeitgeber können sich im Regelfall nicht darauf verlassen, ein Auskunftsersuchen allein wegen seiner datenschutzfremden Motivation abzuwehren. Nur wenn sich konkrete Anhaltspunkte für eine gezielte Schädigungsabsicht oder eine missbräuchliche Drucksituation feststellen lassen, kommt eine Ablehnung in Betracht.

Gesetzliche Ausnahmen: offenkundig unbegründet und exzessiv

Art. 12 Abs. 5 DSGVO kennt mit den Kategorien „offenkundig unbegründet“ und „exzessiv“ zwei Ausnahmen von der Pflicht zur Auskunftserteilung. In der Konstellation des ehemaligen Arbeitnehmers greifen diese Ausnahmen aber nur selten.

• „Offenkundig unbegründet“ ist ein Antrag in der Regel nur dann, wenn objektiv keine Datenverarbeitung zur betroffenen Person erfolgt – was bei Arbeitgebern, die Beschäftigtendaten verarbeiten, regelmäßig nicht der Fall ist.
• „Exzessiv“ kann eine Anfrage insbesondere bei häufiger Wiederholung in kurzen Abständen sein; ein hoher Bearbeitungsaufwand genügt hingegen nicht.

Datenschutzaufsichtsbehörden erkennen daneben ein faktisches Ablehnungsrecht an, wenn das Ersuchen allein auf Schädigung oder auf eine unzulässige „Erpressung“ (z.B. Rücknahme des Antrags gegen Zahlung) gerichtet ist. In solchen Fällen trägt der Verantwortliche jedoch die Darlegungslast und muss die Umstände sorgfältig dokumentieren.

Spielräume für Arbeitgeber: Rechte Dritter, Geheimnisse, Kopieumfang

Trotz der weiten Auslegung des Auskunftsanspruchs bestehen praktische Begrenzungen, auf die sich Arbeitgeber stützen können.

1. Schutz der Rechte und Freiheiten Dritter (Art. 15 Abs. 4 DSGVO)
   In Personalakten, E-Mails oder Gesprächsnotizen finden sich häufig personenbezogene Daten anderer Mitarbeiter oder Dritter. Diese Personen unterliegen nicht dem Auskunftsanspruch des Antragstellers. Art. 15 Abs. 4 DSGVO schützt daher sowohl die Interessen Dritter als auch des Verantwortlichen selbst, etwa bei Geschäftsgeheimnissen. In der Praxis führt dies häufig zu einer (teilweisen) Schwärzung von Dokumenten, statt zu einer vollständigen Herausgabe.
2. Geheimhaltungspflichten nach § 29 Abs. 1 S. 2 BDSG
   Eine weitere Grenze ergibt sich, wenn Informationen ihrem Wesen nach oder aufgrund gesetzlicher Vorschriften geheim zu halten sind. Dies kann insbesondere bei bevorstehenden oder laufenden arbeitsgerichtlichen Verfahren relevant werden, wenn die Offenlegung die Prozessposition des Arbeitgebers erheblich schwächen würde. In solchen Konstellationen kann eine teilweise Zurückhaltung oder Schwärzung sensibler Inhalte gerechtfertigt sein; eine vollständige Verweigerung der Auskunft bleibt jedoch der Ausnahme vorbehalten.
3. Begrenzter Anspruch auf Dokumentenkopien (Art. 15 Abs. 3 DSGVO)
   Der oft geltend gemachte Anspruch auf „vollständige Aktenkopie“ geht über den gesetzlichen Rahmen hinaus. Der EuGH hat betont, dass der Begriff der Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO vor allem die originalgetreue und verständliche Reproduktion der personenbezogenen Daten umfasst und nur dann auch Dokumentenauszüge oder ganze Dokumente, wenn dies zur wirksamen Ausübung der Betroffenenrechte unerlässlich ist.

Der BFH hat diese Linie bestätigt: Art. 15 Abs. 3 DSGVO begründet kein eigenständiges Akteneinsichtsrecht; verlangt die betroffene Person Kopien von Dokumenten, muss sie konkret darlegen, welche Rechte aus der DSGVO sie ausüben möchte und weshalb gerade die Dokumentenkopie hierfür unerlässlich ist. Arbeitgeber sind also nicht verpflichtet, pauschal komplette E-Mail-Postfächer oder gesamte Aktenordner herauszugeben, wenn eine weniger weitreichende Informationserteilung genügt.

Praktische Empfehlungen für Arbeitgeber

In der Praxis führt an der Auskunftserteilung meist kein Weg vorbei, da Behörden und Gerichte das Auskunftsrecht weit auslegen und die Motivation des Antragstellers grundsätzlich außer Betracht bleibt. Arbeitgeber sollten den bestehenden Gestaltungsspielraum dennoch aktiv nutzen, um Interessen des Unternehmens sowie Rechte Dritter angemessen zu schützen.

Empfehlenswert sind insbesondere folgende Schritte:

• Präzisierung einholen: Bei unklaren oder sehr weit gefassten Anträgen sollte der Arbeitgeber gezielt nachfragen und den Betroffenen um Eingrenzung auf bestimmte Datenkategorien, Zeiträume oder Systeme bitten.
• Schwärzen statt verweigern: Wo Rechte Dritter oder Geschäftsgeheimnisse betroffen sind, sollten Daten sorgfältig gesichtet und nur die tatsächlich auskunftspflichtigen Inhalte offengelegt werden.
• Dokumentation und Transparenz: Eine nachvollziehbare Begründung, warum einzelne Informationen nicht oder nur eingeschränkt herausgegeben werden (z.B. Geheimnisschutz, Rechte Dritter, fehlende Unerlässlichkeit der Kopie), reduziert das Risiko behördlicher Beanstandungen.
• Vergleichslösungen prüfen: Mehrere Gerichte und Aufsichtsbehörden gehen davon aus, dass Auskunftsansprüche nach Art. 15 DSGVO grundsätzlich disponibel sind, soweit sie aus einem konkreten Beschäftigungsverhältnis herrühren oder damit im Zusammenhang stehen. In arbeitsgerichtlichen Vergleichen kann daher vereinbart werden, dass bereits entstandene Auskunftsansprüche erledigt sind; zukünftige, noch unbekannte Datenverarbeitungen dürfen hiervon allerdings nicht erfasst werden.

Eine kooperative, gut dokumentierte und rechtlich fundierte Vorgehensweise hilft Arbeitgebern, einerseits den gesetzlichen Transparenzanforderungen gerecht zu werden und andererseits die eigenen Interessen sowie die Rechte Dritter wirksam zu schützen.