Der Zugang einer E-Mail im Rechtsverkehr wird in Deutschland durch die allgemeinen Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) bestimmt. Ein elektronisches Dokument gilt grundsätzlich als zugegangen, wenn es in den Empfangsbereich des Empfängers gelangt und dieser unter gewöhnlichen Umständen die Möglichkeit hat, von ihm Kenntnis zu nehmen. Hier sind die wesentlichen Punkte zusammengefasst:
Rechtsgrundlage
– **§ 130 BGB**: Nach § 130 Abs. 1 BGB gilt eine Willenserklärung, die einem anderen gegenüber abzugeben ist, in dem Zeitpunkt als zugegangen, in dem sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass unter normalen Umständen mit einer Kenntnisnahme zu rechnen ist.
Bedingungen für den Zugang einer E-Mail
1. **Empfangsbereich**: Die E-Mail muss in den Machtbereich des Empfängers gelangen. Dies ist der Fall, wenn sie auf dem Mailserver des Empfängers gespeichert wird und dieser grundsätzlich die Möglichkeit hat, die E-Mail abzurufen
(so die Entscheidung des BGH (Urteil v. 6. Oktober 2022 – VII ZR 895/21), jedenfalls im B2B – Bereich)
2. **Kenntnisnahme unter normalen Umständen**: Die E-Mail muss so in den Empfangsbereich des Empfängers gelangen, dass unter gewöhnlichen Umständen mit einer Kenntnisnahme zu rechnen ist. Dies bedeutet, dass der Empfänger während der üblichen Geschäftszeiten/ Zeiten der Mediennutzung regelmäßig seine E-Mails abrufen muss.
Beispiele
– **Während der Geschäftszeiten**: Wenn eine E-Mail während der üblichen Geschäftszeiten im Postfach des Empfängers ankommt, kann in der Regel davon ausgegangen werden, dass der Empfänger die Möglichkeit hat, diese zur Kenntnis zu nehmen. Sie gilt daher als zugegangen (so zumindest im B2B- Bereich nach der oben zitierten BGH Rechtsprechung) Wann ein Zugang im privaten Bereich, als zu der Zeit der üblichen Mediennutzung erfolgt, ist in Zeiten des Smartphones und der Push-E-Mail für den B2C – bzw. C2C – Bereich noch nicht höchstrichterlich geklärt.
– **Außerhalb der Geschäftszeiten**: Wenn die E-Mail außerhalb der üblichen Geschäftszeiten/ Mediennutzungszeit ankommt, gilt sie grundsätzlich erst zu Beginn der nächsten Geschäftszeit/ Mediennutzungszeit als zugegangen, da erst dann mit einer Kenntnisnahme zu rechnen ist.
Besonderheiten
– **Spamfilter**: E-Mails, die im Spam-Ordner landen, gelten dennoch als zugegangen, wenn der Empfänger die Möglichkeit hat, diese abzurufen. Es liegt in der Verantwortung des Empfängers, seine E-Mails regelmäßig zu überprüfen, einschließlich des Spam-Ordners.
– **Lesebestätigungen und Empfangsbestätigungen**: Diese können helfen, den Zugang einer E-Mail nachzuweisen, sind jedoch nicht zwingend erforderlich. Der Zugang kann auch ohne solche Bestätigungen angenommen werden, wenn die oben genannten Bedingungen erfüllt sind. Ein eindeutiger Beweis ist damit im Zweifel nicht geführt.
Zusammenfassung
Der rechtsverbindliche Zugang einer E-Mail erfolgt, wenn sie in den Machtbereich des Empfängers gelangt und dieser unter gewöhnlichen Umständen die Möglichkeit hat, von ihr Kenntnis zu nehmen. Während der üblichen Geschäftszeiten/ Mediennutzungszeit kann dies in der Regel angenommen werden. Außerhalb dieser Zeiten gilt die E-Mail erst zu Beginn der nächsten Geschäftszeit als zugegangen.
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